📩 從混亂到有序－Outlook 小技巧：信件分類、自動化和常見問題集合！工作不再卡卡

現在工作上電子郵件仍是不可或缺的工作與溝通工具，雖然客戶常常拿 LINE 來替代即時溝通和傳遞檔案（...有時候真的很想翻桌： LINE 一點都沒效率！！🤬大家也懂嗎）電子郵件還是有「展現專業形象、有效管理工作節奏、減少資訊遺漏」等優點啦，Microsoft Outlook 就是其中最常見、功能最完整的郵件軟體（進入公司工作後不碰到也難）

這一次我們依照【新手入門】與【進階技巧】兩階段，設定不複雜，大家動動手指，說不定就把 Outlook 的高效祕技給學起來啦！

雖然 Outlook 大概是 Office 365 的標準配備，但如果你不是 365 的用戶也別擔心，有網頁版和桌機版應用程式可以使用：

• 網頁版登入入口
• 桌機版應用程式下載

⭔⭓ 新手入門技巧：每天都能用上的基本功能

既然是入門就免驚，簡單好上手，只要設定一次，就能幫你每天節省大量時間！

對於需要後續處理的郵件，可以搭配使用「時效性旗標 🚩」和「自訂色彩的標籤分類 🏷️」。例如紅色代表今天要回覆、藍色代表內部需討論。

➡️ 透過視覺提醒，不再遺漏重要郵件

✅ 使用情境

• 今天需回覆多位客戶，可先設旗標分類為「今日回覆」
• 行銷部、財務部的郵件用不同顏色標示，快速瀏覽不混亂
• 忙碌時將未讀重要信件標旗，提醒下班前一定要處理

時效性旗標 🚩

旗標設好後，之後如果想要把郵件叫出來處理，可以用列表篩選、或是切換到 office To Do功能：

自訂色彩的標籤分類 🏷️

標籤的話，可以在列表使用排序功能方便找郵件，或是直接輸入指令「類別：紅色」搜尋

找不到那封老闆傳的報告？試試在搜尋列輸入：

from:老闆 hasattachments:yes

➡️ 這表示搜尋所有來自「老闆」且含有附件的郵件，是不是很方便？

✅ 使用情境

• 找不到上週主管寄的簡報附件
• 客戶說已回覆你，但你沒印象 → 搜尋收件人即可查詢對話紀錄
• 回顧三個月前的採購報價單時不想一封封翻找

這些搜尋語法很好用，輸入中文也 OK，更多 Outlook搜尋語法

寄件者:"AAA"  ➙ AAA寄給你的郵件

類別:紅色   ➙ 用紅色標籤的郵件

收到日期:2025/5/5   ➙ 當天收到的郵件

依據情境設定不同內容的簽名檔，需要時可以直接套用

✅ 使用情境

• 每次都手動打署名太麻煩 ➙ 設定一次全自動
• 客戶忘記你的聯絡方式 ➙ 在簽名中加入網站連結或 QR code
• 想在回覆信中顯示「此信由手機發出，請見諒簡短內容」

怎麼設定簽名檔？

手邊沒有制式化簽名檔？這裡有 Outlook 簽名檔範本可以下載

晚上加班寫好信，但又不想半夜打擾收件人？可以在「延遲傳送」中設定寄信時間，例如隔天早上 9 點自動寄出

➡️ 專業感＋貼心度加倍！

✅ 使用情境

• 想要讓主管進辦公室時，剛好收到信件查看
• 不想因為深夜寄信造成壓力或錯誤解讀
• 計畫性安排信件發送，符合時區或最佳開信時段

⭔⭓ 進階技巧：高手都在用的時間管理神技

收件匣每天堆滿信件讓你壓力山大嗎？利用 Outlook 的「規則 (Rules)」功能，可以自動把特定寄件人的郵件移動到指定資料夾，例如將老闆的信件移到「主管信件」、通知信移到「系統通知」資料夾

✅ 使用情境

• 所有來自「HR部門」的郵件自動進「人資信件」資料夾
• 自動將 Shopee、訂房網通知歸類到「生活帳務」
• 「含附件」的郵件 ➙ 自動加入旗標處理提醒

Outlook 內建多組條件/動作，讓你組合出自己的規則

例如你經常需要「轉寄某人＋標記已讀＋移動到資料夾」，只要建立一個「快速步驟」，以後一鍵搞定三步驟

➡️ 規則的延伸應用，最適合處理固定流程信件，讓效率倍增

✅ 使用情境

• 每天下班前要把所有「進度更新信」轉給主管
• 客戶來信需立即分類＋標記＋通知另一部門
• 對固定格式的郵件進行統一處理流程

每次都打同樣的回覆太浪費時間？使用「快速組件 (Quick Parts)」儲存常用文字片段，例如客服回覆語、報價模板，就可以重複使用 (僅在 Outlook 傳統版本介面可找到功能，簡潔介面沒有 😩)

➡️ 兩秒插入完整段落，回覆專業又迅速

✅ 使用情境

• 每週寄出「專案進度報告」，開頭都一樣的時候
• 客服回覆常用語：「您好，感謝您的來信…」
• 外部信件固定要加上「本公司保留最終解釋權」等法律條款

除了個人行事曆，還可以建立部門或專案的「共用行事曆」，讓大家同步行程、排定會議

➡️ 尤其適合行政、專案管理或跨部門協作使用

✅ 使用情境

• 行政人員建立「總務行程」供全公司查閱
• 專案主管維護「專案排程」給組員對齊進度
• 每月部門例會設定在共用行事曆上，人人準時參加

❓：Outlook 怎麼收回信件

真的是榮登 QA 排行第一名當之無愧

🗨️：滑鼠按兩下開啟你剛寄出的信 ➙ 點選「動作」➙「收回這封郵件」。但要注意：

• 必須雙方都用 Outlook 且同一公司域名
• 收件人尚未閱讀該信
• 不保證 100% 成功 (奉勸大家寄出郵件前還是多檢查個兩眼  👀😅)

✅ 如果怕寄錯，可使用「延遲傳送」功能

要雙擊打開寄出的信件，才會找到收回的功能喔

❓：Outlook 怎麼分類信件

🗨️：有兩種做法

1. 使用「分類（Categories）」功能，加上顏色和標籤（如：重要、待回覆） ➙ 本文第 1 點
2. 設定「規則（Rules）」，根據寄件人或關鍵字自動移動到對應資料夾 ➙ 本文第 5 點

❓：Outlook 封存會不見嗎

🗨️：不會。封存（Archive）只是將信件移到「封存資料夾」，不會刪除，也可以隨時搜尋或打開查看

✅ 若企業有設定封存期限，可能會被自動移到伺服器封存，這要視公司 IT 政策而定

❓：Outlook 怎麼設定自動回覆

🗨️：在「設定 ➙ 帳戶 ➙ 自動回覆」，可設定開始與結束時間、回覆內容，也可分為對公司內部與外部的不同訊息

✅ 適合出差、請假時（例如休假通知）預先設定

❓：Outlook 怎麼在信件中@人

🗨️：在撰寫郵件時輸入「@同事名稱」，例如 @Amy，Outlook 會自動跳出對應聯絡人，你點選後

• 對方的名字會加粗顯示
• 若沒在收件人欄，Outlook 會自動加入收件人

✅ 很適合標記需要提醒或回覆的對象

❓：Outlook 可以同步 Gmail 嗎

🗨️：可以！在 Outlook 中新增帳號時，選「Google」並登入 Gmail，即可同步郵件與行事曆

Outlook 不只是收信工具，做好設定更是你的時間管理助理，一個 Outlook 小技巧就可以幫助工作環節順利進行，間接累積職場成就感，學起來保證不虧 🤪

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